Firma HP pozwala na wykorzystanie możliwości drukarki z dowolnego miejsca na świecie, a wszystko to dzięki chmurowej usłudze ePrint.
Aby móc korzystać z dobrodziejstw drukowania poprzez chmurę, uzyskany wcześniej adres e-mail trzeba wysłać do osób, które mają mieć możliwość korzystania z urządzenia wielofunkcyjnego. Wewnątrz firmy lub w sieci domowej wystarczy zainstalować na wszystkich komputerach sterowniki, by korzystać z możliwości urządzeń HP Photosmart 5510 i HP Photosmart Ink Advantage K510, czyli drukowania i skanowania beż żadnych ograniczeń. Wszystkie opcje dostępne są bezprzewodowo - wystarczy sieć WiFi i odpowiednia konfiguracja urządzeń.
Sytuacja zmienia się jeśli chcemy, by dostęp do opcji drukowania mieli użytkownicy zdalni. Chodzi o wszystkich, którzy pracują z dala od miejsca instalacji i uruchomienia urządzeń, którzy nie mają dostępu do naszej sieci bezpośrednio. W takich przypadkach nieoceniona wydaje się chmurowa usługa HP ePrint. Każdy z takich użytkowników otrzymuje adres e-mail drukarki, w naszym przykładzie niech będzie to wspomniany wcześniej XYZ@hpeprint.com. Każda wiadomość wysłana na ten adres od razu zostanie wydrukowana. Zarówno treść, jak i załączniki. Aby uniknąć problemów warto zatem pamiętać o kilku zasadach.
Jeśli chcemy, by wydrukował się jedynie załącznik, e-mail powinien nie mieć żadnej treści, nawet podpisu, gdyż on wydrukuje się także jako osobna kartka. Problemem mogą być tutaj programy antywirusowe, które często mają włączoną opcję dodawania informacji o przeskanowaniu wiadomości przed wysłaniem. Taki wpis zużyje jedną kartkę i atrament w drukarce. Dlatego warto uprzedzić osoby korzystające z tej funkcji o jej możliwościach, ale i ograniczeniach.
Ważne jest odpowiednie przygotowanie plików do wydruku. Wszelkie obrazki zostaną automatycznie przeskalowane do wielkości akceptowalnej przez system – przy konfiguracji funkcji ePrint wybieramy czy wydruki mają pojawiać się w wielkości A4 czy mniejszej, wykorzystywanej choćby do wydruku zdjęć. Oczywiście warto wyposażyć urządzenie w odpowiedni papier, by nie było problemów z wydrukami. Jeśli wybierzemy opcję A4, a załadujemy do podajnika mniejsze kartki, może zdarzyć się, że po wysyłaniu tekstu lub arkusza kalkulacyjnego możemy otrzymać ich miniaturową wersję, której użycie będzie kłopotliwe.
Może się też zdarzyć, że ktoś przez przypadek wyśle nam obszerny dokument, którego wydruk może zużyć wszystkie zasoby drukarki – kartki i atramenty. Może to być przypadek, ale i celowe działanie osób z zewnątrz, które chcą narazić właściciela na koszty. Wystarczy, że taka osoba uzyska dostęp do wspomnianego wcześniej adresu e-mail XYZ@hpeprint.com. Aby ustrzec się przed niepowołanym wykorzystaniem naszego systemu i urządzeń wielofunkcyjnych, warto skorzystać z opcji oferowanej przez HP, czyli systemu, w którym podajemy adresy e-mail uprawnione do korzystania z funkcji e-print. Możemy wpisać dowolną liczbę adresów, przez co zabezpieczymy się choć częściowo przed problemami.
Najwięcej uwagi warto poświęcić arkuszom kalkulacyjnym, które mogą być wysyłane do wydruku. Gdy mamy w jego treści wiele danych lub ma on wiele podstron, może zostać wydrukowany niepoprawnie, podobnie jak ma to miejsce przy bezpośrednim przesyłaniu arkuszy do druku. Aby to, co otrzymamy, było poprawnie wydrukowane, warto poświęcić nieco czasu i przygotować treść tak, aby najważniejsze elementy mieściły się na jednej stronie A4 lub na kilku, które potem da się skutecznie połączyć w większą całość. Jest to możliwe po włączeniu podglądu wydruku w aplikacji obsługującej dokument. Należy pamiętać także, że jeśli arkusz ma wiele zakładek, po wysłaniu takiego dokumentu na wydruku uzyskamy tylko to, co znajduje się na pierwszej lub ustawionej jako priorytetowa podstronie.
Producent zapewnia, że pracuje nad rozwiązaniami, które pozwolą obejść to ograniczenie. Jeśli nie chcemy mieć żadnych problemów, możemy wyeksportować wcześniej taki arkusz do formatu PDF lub pokrewnego, gdyż wtedy to, co wyślemy, będzie wydrukowane poprawnie.
Usługa HP ePrint jest w stanie poradzić sobie z przygotowaniem do wydruku poprzez chmurę następujących formatów plików:
- Microsoft Word (DOC)
- Microsoft PowerPoint (PPS i PPT)
- Microsoft Excel (XLS)
- Pliki tekstowe (TXT)
- HTML
- Obrazami bmp, jpg, png, gif, tiff
Najlepsze efekty uzyskuje się korzystając z formatów, gdzie dane zajmują jedną lub więcej stron. Są to wszelkie dokumenty tekstowe, PDF-y, a także obrazki, które niezależnie od wielkości i jakości zostaną przeskalowane do wielkości zatwierdzonej przy konfiguracji usługi, czyli A4 (210x297 mm), Letter (8,5x11 cali) i Legal (8,5x14 cali). Ograniczeniem jakie występuje jest całkowita wielkość e-maila, która nie może przekroczyć 5 MB.
