Gmail jakiego mogliście nie znać - dostępny w pakiecie G Suite

Pewnie wielu użytkowników, tak samo jak ja, korzysta z poczty Gmail. sztandarowej usługi Google, szczególnie na urządzeniach przenośnych z systemem Android i iOS. Nawet na komputerze potrafi on być niezastąpiony, bo sprawnie działa w przeglądarce. Dzięki temu nie muszę mieć zainstalowanego rozbudowanego klienta pocztowego, a to jaki system działa na komputerze przestaje mieć znaczenie.

Konto poczty Gmail jest pojemne i wygodne, ale to prawda tylko do czasu gdy nie zapełnimy go w całości

Gmail potrafi odbierać pocztę z kilku adresów jednocześnie i do pewnego momentu nawet nie poczujemy, by coś nas ograniczało. Gdy tak się stanie nie musicie rezygnować z tej poczty. W pakiecie G Suite dostaniecie Gmaila jakiego mogliście wcześniej nie znać.

Bezpłatna przestrzeń na pocztę w darmowej chmurze - darmowa, ale w końcu się kończy

Gmail ze swoimi 15 GB wolnej przestrzeni przez wiele lat spokojnie mi wystarczał. Problem zauważyłbym pewnie wcześniej, ale skorzystałem z promocji, w której rozszerzyłem pamięć o gratisowe 200 GB na dwa lata i czułem się jak pan internetu. Na kontach powiązanych z Google lądowało wszystko, nie tylko e-maile, o których nie zdawałem sobie sprawy, że zajmują już nawet nie 15 GB, ale 45 GB, a potem jeszcze więcej. Tak, wiem, że mogę całą pocztę trzymać na komputerze, choćby z pomocą Outlooka, części pakietu Microsoft 365, o którym pisaliśmy wcześniej.

Przestrzeń Google jest dzielona pomiędzy Gmail, Dysk i Zdjęcia (tu wliczają się tylko te o rozdzielczości ponad 16 Mpix i filmy powyżej 1080p)

Gmail dobrze radzi sobie ze współdzieleniem dostępnej przestrzeni pomiędzy pocztę, ale też dane na Dysku Google czy w usłudze Zdjęcia. Na tę ostatnią chętnie często wgrywałem oryginalne pliki zabierające przyznaną mi przestrzeń. Wszystko razem okazało się tak wygodne, że zupełnie przestałem się przejmować porządkowaniem poczty. Nie interesowałem się, czy wszystkie maile mam w kopii zapasowej, a tu nagle wspomniane dwa lata promocji minęły. Znów miałem 15 GB wolnej przestrzeni dla wszystkich aplikacji Google i zobaczyłem komunikat, że Gmail nie będzie działać dopóki nie rozwiąże problemu z wolną przestrzenią.

Przez kilka godzin męczyłem się co usunąć, czego nie, żeby zmieścić się w tych 15 GB. W końcu doszedłem do wniosku, że przecież Gmail to usługa w chmurze, w której mogę mieć tyle miejsca ile chcę. Gdy ją oczywiście kupię, a to oznaczało, że musze znaleźć najatrakcyjniejszą dla mnie formę zdobycia dodatkowej przestrzeni od Google.

Ograniczenia darmowego Gmaila, o których warto wiedzieć

Najprostszą receptą na większą przestrzeń jest Google One, ale skoro płacę, to chciałbym móc Gmaila używać trochę lepiej niż dotychczas, a nie tylko mieć w skrzynce więcej maili. Zastanowiłem się, co mi przeszkadza w tym darmowym Gmailu. I była to:

• niewystarczająca pojemność konta, 15 GB starczy, gdy korespondujemy sporadycznie, nie mamy wielu załączników, a nadto nie przeznaczamy jej na inne usługi Google,
• adres w domenie gmail.com, początkowo się tym nie przejmowałem, z czasem jednak dostrzegłem, że fajniej byłoby mieć adres w mojej własnej domenie,
• udostępnianie, co prawda działa ono bardzo sprawnie, ale chcę mieć szansę na jeszcze wygodniejszą kontrolę nad plikami, jeśli Gmail zacznę używać do zawodowych zadań,
• brak zintegrowanego wyszukiwania we wszystkich moich zasobach w Google.

Z pierwszym i drugim problemem mógłbym uporać się korzystając z usług dostawców hostingu, ale jak wspomniałem nie chciałem rozstawać się z wygodą Gmaila.

Gmail jako cześć G Suite - rozwiązanie problemów z darmowym Gmailem

I oto znalazłem sposób, który znałem, ale do którego wcześniej nie potrafiłem się przekonać. To Gmail jako część usługi G Suite. Może ona kojarzyć się z dodatkowymi aplikacjami, wygodniejszą administracją w przypadku wielu współpracujących użytkowników, ale G Suite to przede wszystkim potężny dopalacz dla Gmaila i Dysku Google.

W darmowym Gmailu można ustawić wysyłanie z innego adresu, ale poczta zwrotna nie trafi na Gmaila, a do skrzynki powiązanej z tym e-mailem

Problem przestrzeni rozwiązuje w wielu przypadkach już podstawowy plan Basic G Suite, w którym mamy zamiast 15 GB już 30 GB na dane, w tym e-maile. Gdy zdecydujemy się na wariant Business G Suite będziemy w prawdziwym niebie, bo limit na objętość naszej korespondencji zniknie. Można z niego korzystać indywidualnie, ale nie da się ukryć, że to usługa skierowana przede wszystkim do grup biznesowych uzytkowników. Brak limitu przestrzeni na Gmail wymaga, by z planem połączonych było więcej niż 5 użytkowników. Na szczęście nawet jeśli ich jest mniej, to wciąż dostajemy niemało bo 1 TB miejsca.

W porównaniu z usługą Outlook w wersji biznesowej, która korzysta z poczty Exchange jest teoretycznie podobnie. W obu przypadkach bardzo duże załączniki można zapisać na skojarzonym dysku chmurowym. Jednak w praktyce Gmail ma sporą przewagę, bo cały dostępny 1 TB mogę wykorzystać wyłącznie na maile. W przypadku Microsoft 365 Business mamy tylko 50 GB na taką korespondencję, na OneDrive przechowywać możemy tylko archiwa lub większe załączniki.  

Drugi problem to domena. Wykupiłem sobie ostatnio domenę w home.pl w promocyjnej cenie 1 gr dziennie za rok i… połączyłem ją z moim Gmailem. Tak po prostu, podczas konfiguracji podałem adres mojej domeny jako adres pocztowy jaki będzie powiązany z Gmail w ramach G Suite. W ten sposób mogę korzystać z wygody Gmaila, jego mechanizmów pocztowych, zaawansowanych filtrów antyspamowych, a znajomym czy kontrahentom podawać „profesjonalny” adres z moją domeną. I z tego adresu wysyłać pocztę.

Konfiguracja konta do wysyłki w Gmail w G Suite pozwala na uwolnienie się od domeny gmail.com

Kwestia współpracy to z kolei rzecz, którą docenią przede wszystkim zespoły projektowe i osoby pracujące w różnych lokalizacjach. Zamiast udostępniać zasoby po kolei każdej osobie, można udostępnić je wszystkie użytkownikom korzystającym z G Suite w ramach jednej domeny. Dodatkowo te osoby, które mają nadane prawa administratora mają dostęp do wszystkich treści bez konieczności nadawania im praw do dostępu i do modyfikacji. Można też zdefiniować administratorów o różnym poziomie, tak by wyróżnić tego, który ma największe przywileje.

Licencja na G Suite rozwiązała również problem wyszukiwania. Dostajemy bowiem wyszukiwarkę Google Cloud Search, która działa podobnie jak wykorzystywana przez nas wyszukiwarka Google. Integruje ona wyniki wyszukiwania nie tylko w poczcie, ale wszystkich plikach, które zgromadzone są na Dyskach użytkowników. Dzięki temu korespondencja e-mail nabiera znaczenia, gdyż łatwiej ją nam powiązać z resztą zasobów. Ta opcja działa tylko w wariancie G Suite Business.

Jak uzyskać dostęp do poczty Gmail w G Suite?

Gdy poczujecie tak jak ja, że tylko Gmail w ramach G Suite zapewni oczekiwaną funkcjonalność waszej poczty, pora na ostatnią decyzję czyli wybór odpowiedniej licencji. I tak:

• w wariancie G Suite Basic dostajemy 30 GB miejsca (dwa razy więcej niż w wersji darmowej)
• w wariancie G Suite Business dostajemy co najmniej 1 TB przestrzeni, dostęp do Google Cloud Search i kontrolowanej przestrzeni Google Vault (przydatna w przypadku audytów lub działań prawnych)

Oczywiście można G Suite kupić bezpośrednio od Google, ale proponuję skorzystanie z oferty jednego z rodzimych dostawców ma przykład home.pl. Dlaczego? Mnie przekonało polskojęzyczne wsparcie użytkownika G Suite, ale też możliwość zagregowania w ramach jednego dostawcy jak największej liczby usług, w tym domeny. Dzięki temu znacznie wygodniej jest kontrolować funkcjonowanie G Suite i rozwiązywać problemy lub wprowadzać zmiany.

Choć w opisie usługi widnieje "Poczta Gmail dla firm", G suite to nie tylko usługa pocztowa, ale kompletne środowisko robocze tak jak Microsoft 365

Dodatkową korzyścią jest możliwość skorzystania z rabatu przez czytelników benchmark.pl. Jak mniej zapłacić za G Suite w wersji Basic lub Business piszemy na końcu tego tekstu.

Podobnie jak w przypadku Microsoft 365 mamy dostęp do programów szkoleniowych, w przypadku G Suite jest ich nawet więcej. Jeśli wcześniej korzystaliśmy z poczty we własnym hostingu, na przykład poprzez home.pl, możemy zdecydować się na całkowite przeniesienie korespondencji na serwery obsługujące G Suite lub połączenie ich funkcjonalności ze środowiskiem home.pl (jest tak zwane rozwiązanie hybrydowe). W Panelu administracyjnym G Suite w części Profil firmy możemy zdecydować czy chcemy, by home.pl mógł realizować zgłoszenia dotyczące błędów w Gmailu w naszym imieniu. Zaleca się pozostawienie domyślnego ustawienia - aktywny.

Gmail w G Suite - wysokie bezpieczeństwo wymaga uwierzytelnienia domeny

Gmail w ramach G Suite to praktyczne narzędzie, ale by zadziałał wedle naszych oczekiwań potrzebna jest też konfiguracja domeny. Po pierwsze musimy domenę uwierzytelnić, bo Google nie wie czy ona jest nasza. Po drugie musimy domenę tak skonfigurować, by poczta na nią wysyłana trafiała na serwery Google i vice versa, to co wyślemy z konta Gmail w G Suite trafiało na konta pocztowe inne niż te w domenie google.com.

W pierwszym przypadku potrzebne informacje znajdziemy w panelu administracyjnym użytkownika home.pl na zakładce Usługi Google. Podana będzie informacja jaki wpis jest konieczny (musimy dodać rekord TXT).

Podstawowe dane o stanie naszej usługi G Suite znajdziemy w panelu administracyjnym home.pl na zakładce Usługi Google. Konfigurację domeny przeprowadzimy na zakładce Domeny. Cała procedura jest intuicyjna i nie wymaga dużej wiedzy.

W tej samej zakładce, w części Informacje o zespole mamy przycisk Logowanie, który przeniesie nas do Konsoli Administracyjnej Google. Tutaj na początku należy skorzystać z linku Skonfiguruj Konsolę Administracyjną: kliknij tutaj, by rozpocząć. Przeniesie on nas do zestawu działań (kreator), które skonfigurują działanie między innymi poczty Gmail. Wybieramy Konfigurowanie własnych aplikacji i Gmail. W kolejnych krokach (zatwierdzanych przyciskiem Dalej) dowiemy się jakie wpisy (tym razem rekordy MX) należy dodać do konfiguracji domeny, by zadziałało odbieranie i wysyłanie poczty w ramach naszej domeny z Gmaila.

Panel administracyjny Google po pierwszym uruchomieniu

Te wszystkie kroki mogą wydawać się trochę skomplikowane, ale trudno tutaj cokolwiek popsuć. W najgorszym wypadku trzeba będzie odczekać na zaktualizowanie się ustawień domeny (teoretycznie trwa to dobę, zwykle jest prawie natychmiastowe). Warto poświęcić chwilę czasu, dla korzyści jakie daje nam fakt posiadania poczty w naszej domenie, obsługiwanej przez Gmail w G Suite.

Konfiguracja Gmaila poprzez panel administratora Google i instrukcje dotyczące konfiguracji domeny. Wystarczy zrealizować podane kroki, a Gmail w domenie zacznie działać

G Suite alternatywą dla Microsoft 365?

Poczta w naszej domenie, większa przestrzeń, narzędzia administracyjne i lepsza współpraca między użytkownikami to największe atrybuty G Suite, które odróżniają je od darmowych usług Google. Trzeba jednak pamiętać, że te funkcje w połączeniu z dostępnymi w darmowych wersjach aplikacjami, czynią z G Suite solidnego konkurenta i praktyczną alternatywę dla narzędzi Microsoft 365.

Jeśli wahacie się z wyborem, to można powiedzieć w skrócie tak - jeśli lubicie Outlook i OneDrive to wybierzcie Microsoft, a jeśli wolicie Gmail i Dysk Google to G Suite jest naturalnym wyborem. Opcja Google jest dedykowana szczególnie użytkownikom opierającym swoją pracę na narzędziach chmurowych, którym zależy na jak najmniejszych ograniczeniach sprzętowych przy zachowaniu kompatybilności z plikami Office.

Zestaw aplikacji jest trochę odmienny, ale te, które stanowią rdzeń obu usług i decydują o ich przydatności w biznesie, czy też domowych zastosowaniach, są podobne. W G Suite mamy Meet dla rozmów głosowych i wideo, Chat do komunikacji w zespołach, Kalendarze oraz Dysk. Nie musimy marwić się o obsługę dokumentów tworzonych w aplikacjach Microsoft. Aplikacje Dokumenty, Arkusze i Prezentacje wspierają bowiem natywny format zapisu Office. Konto Google stanowi w przypadku G Suite spoiwo, a fakt, że może być ono kontem w naszej domenie jest dodatkowym plusem.

Jak kupić G Suite Basic lub Business taniej

Jeśli zdecydujecie się na zakup G Suite poprzez stronę home.pl to po wyborze jednej z opcji G Suite i przejściu do płatności warto skorzystać z rabatu dla czytelników benchmark.pl. Można zyskać w skali roku około 50 zł, co można wykorzystać do opłacenia domeny w home.pl, którą powiążecie z Gmailem. A nawet przetestowania przez rok usługi Hosting Start.

Rabat na G Suite dostępny jest po wpisaniu benchmark_gsuite w pole Kod rabatowy. Kod działa do końca lipca zarówno przy zamówieniach w cyklu miesięcznym jak i rocznym. Zachęcamy do skorzystania.

Tekst powstał we współpracy z home.pl