Rozpoznawanie tekstu w biznesie, czyli OCR w systemach ERP

Oprogramowanie do firmy pozwalające na rozpoznawanie tekstu, pozwala uprościć pracę w biurach czy sekretariatach. Póki co są rozwiązania OCR są opcjonalnym dodatkiem do systemów ERP, ale już niedługo mogą stać się ich integralnym elementem. Sugerować to może włączenie rozpoznawania tekstu do podstawowych funkcjonalności systemu klasy ERP - Microsoft Dynamics NAV.

Jeśli poszukujesz programu OCR na smartfona, sprawdź nasz artykuł:

• Program OCR na smartfona. Jaką aplikację wybrać?

Początków technologii OCR można szukać już w 1914 roku, kiedy Emanuel Goldberg opracował urządzenie potrafiące odczytywać znaki i konwertować je do standardowego pliku telegraficznego. To dziś zamierzchła historia, ale pokazuje nam, że od ponad stu lat ludzie dostrzegają zalety rozpoznawania tekstu.

Programy OCR są szczególnie przydatne w skanowaniu dokumentów, takich jak faktury, paragony, a nawet książki. Sprawdza się również w popularnym rozwiązaniu informatycznym reCAPTCHA, zabezpieczającym choćby rozmaite formularze na stronach internetowych. Ponadto, technologia rozpoznawania tekstu jest ciągle rozwijana i implementowana w rozwiązaniach pomagających osobom niewidomym.

Rozpoznawanie tekstu w biznesie

Korzyści płynące z pracujących na odpowiednich algorytmach programów OCR są dla wielu firm oczywiste, zatem nie powinno dziwić, że Microsoft zdecydował się zaimplementować system rozpoznawania tekstu w swoim systemie klasy ERP - Microsoft Dynamics NAV 2016. Zainteresowanych ucieszy na pewno fakt, że nowa funkcjonalność będzie dostępna również dla starszej wersji oprogramowania, dzięki narzędziom Document Capture.

Document Capture to oprogramowanie, które pomaga zarządzań procesami administracyjnymi, stanowiące dodatkowe rozwiązanie w systemie ERP. Funkcjonalność ta jest obecnie wdrażana w polskich firmach przez IT.integro, partnera Microsoftu w zakresie wdrożeń ich systemu ERP.

Jak zauważa Paweł Bartos, konsultant NAV z IT.integro - Document Capture zaskoczył mnie poprawnością i precyzją rozpoznawania OCR oraz bardzo dużą elastycznością w dostosowaniu do różnych form graficznych dokumentów. Pomimo wielu ustawień, które początkowo sprawiają wrażenie bardzo skomplikowanych, po pewnym czasie okazuje się, że dopracowana ergonomia interfejsu użytkownika sprawia, ze praca jest intuicyjna i nie sprawia trudności.

Oprogramowanie Document Capture korzysta ze znanej technologii OCR ABBY FineReader, służącej do rozpoznawania tekstu w dokumentach, wspierającej ponad 180 języków. Program jest w pełni zintegrowany z systemem Microsoft Dynamics NAV, zatem możliwe jest skanowanie faktur w chwili ich otrzymania, a następnie przesłanie wyników bezpośrednio do systemu ERP. To tylko przykład potencjalnych zastosowań.

Przy wykorzystaniu Document Capture można szybko skanować oraz współdzielić dokumenty w całej organizacji oraz edytować pliki PDF, czyli format, w którym zapisanych jest coraz więcej dokumentów. W ten sposób oszczędzić można dużo cennego czasu. Cieszy również możliwość wypełnienia konkretnych formularzy z wykorzystaniem danych z odpowiednich dokumentów, co wynika z automatycznego rozpoznawania źródła konkretnego dokumentu i wybrania odpowiedniego szablonu.

Document Capture usprawnia proces akceptacji faktur, pozwala na przegląd historii poszczególnych akceptacji i szybkie administrowanie całym procesem. Oprogramowanie posiada także spore możliwości archiwizacji, gdyż wszystkie zeskanowane dokumenty są przechowywane w postaci plików PDF/A, a dostęp do nich umożliwia Microsoft Dynamics NAV.

W czasach, gdy znane powiedzenie „czas to pieniądz” sprawdza się z nawiązką, oprogramowanie OCR pozwala przyspieszyć wiele elementarnych procesów w firmie. Dzięki nim, pracownicy nie muszą przepisywać dokumentów, a wystarczy jedynie, że je zeskanują, a wszystkie dane znajdą w firmowym systemie. Innymi słowy, usprawnienie obiegu dokumentów w firmie idące w parze z odpowiednio dobranym oprogramowaniem OCR, znacznie przyspiesza wiele procesów tak ważnych z perspektywy płynności pracy.

Źródło: IT.integro