Trendy w zarządzaniu wydrukiem w firmie

Dynamiczny rozwój technologii sprawia, że proces zarządzania wydrukiem w firmie ulega zmianie. Odpowiednio dobrane rozwiązania zapewniają przedsiębiorstwom optymalizację zachodzących w tym obszarze procesów, a co za tym idzie, pozwalają na oszczędności zarówno w małych, jak i dużych firmach.

autor: Piotr Baca

Rozwiązaniem, które coraz bardziej wpływa na proces zarządzania drukiem, jest technologia cloud computing. Wśród obszarów, które zyskują ostatnio na popularności wyróżnić można „drukowanie
w chmurze” oraz „skanowanie do chmury”. Dzieje się tak, ponieważ coraz częściej wydruki i skany wędrują pomiędzy rzeczywistością „offline” i „online”, bardzo często przy wykorzystaniu usług internetowych takich jak: Box, Dropbox, Evernote, Facebook, Flickr, Google Drive, Picasa czy SkyDrive. Dla wygody użytkownika takie przejścia powinny być maksymalnie proste, dlatego też od zeszłego roku w urządzeniach Brother udostępnione została możliwość bezpośredniego dodawania swoich dokumentów czy zdjęć do tych serwisów.

Ciągle rosnąca ilość przetwarzanych informacji wymusza na przedsiębiorstwach stosowanie rozwiązań, które pozwolą im uporać się z procesami drukowania, skanowania i kopiowania. Najistotniejszym czynnikiem wyboru rozwiązania, oprócz jego innowacyjnych funkcjonalności, są korzyści finansowe dla firm i przedsiębiorstw.

Ciekawym rozwiązaniem są również drukarki mobilne, które sprawdzają się podczas codziennych obowiązków wykonywanych przez osoby pracujące w terenie – w szczególności handlowców. Warto jednak podkreślić, że to rozwiązanie może być również dużym wsparciem dla biznesmenów podczas spotkań, na których negocjowane są umowy. Dzięki korzystaniu z drukarki mobilnej, mają oni możliwość bieżącego nanoszenie zmian i natychmiastowego wydrukowania ostatecznej wersji dokumentu. Taki system pracy zaoszczędza czas, który byłby poświęcony na wieloetapową wymianę maili z komentarzami i zmianami.

Nie tylko A4

Obecnie zauważamy również coraz większe zainteresowanie urządzeniami oferującymi druk w formacie A3. Co sprawia, że ten sprzęt cieszy się uwagą klienta? Po pierwsze jakość wydruku. Jeżeli firmie zależy na dużych, wyraźnych wydrukach, na których można pracować w grupie, bądź których można używać do prezentacji, to rozmiar A3 jest odpowiednim wyborem. To rozwiązanie jest zazwyczaj stosowane przez kancelarie, biura rachunkowe, agencje reklamowe oraz z oczywistych powodów pracownie architektoniczne, projektantów, grafików czy inżynierów. Po drugie koszt urządzenia wielofunkcyjnego, które umożliwia drukowanie A3, skanowanie, kopiowanie, jak również posiada funkcje faksu, może wynieść mniej niż tysiąc złotych. Po trzecie, atutem może być wielkość sprzętu.

Dla przykładu, w części urządzeń Brother zastosowano sposób podawania kartki do wydruku w układzie poziomym. Dzięki niemu model drukujący w formacie A3 ma zbliżone wymiary do mniejszych drukarek pracujących w formacie A4. Popyt na tego typu sprzęt jest coraz większy, a sprzedaż takich urządzeń rośnie w tempie dwu cyfrowym.

Szyfrowanie danych

Na ofertę producentów rozwiązań służących do zarządzania wydrukiem w firmie duży wpływ ma zagadnienie ochrony poufności drukowanych danych. Szybka drukarka atramentowa Brother HL-S7000DN (drukująca z prędkością 100 stron na minutę), to model charakteryzujący się wysokim poziomem bezpieczeństwa drukowanych danych dzięki szyfrowaniu SSL. Dodatkowo, oferowana opcja bezpiecznego wydruku pozwala na przechowywanie zadań druku w pamięci drukarki, a następnie na ich realizację, po uprzednim podaniu czterocyfrowego kodu PIN za pośrednictwem klawiatury numerycznej.

Flota drukarek

Zauważalne jest również zapotrzebowanie firm na zaawansowane systemy, które zapewniają sprawniejszą obsługę floty urządzeń drukujących. Jednym z takich rozwiązań jest rozwiązanie
B-guard i oferowana w nim funkcja automatycznego kasowania zadań druku nieodebranych w ciągu ustalonego zakresu czasu – jest to sposób na koszty generowane przez użytkowników, którym zdarza się zapominać o odbieraniu swoich dokumentów z drukarki.

Innym sposobem na obniżenie wydatków w ramach systemu zarządzania drukiem jest określenie limitów drukowanych stron dla poszczególnych działów lub użytkowników. Obecne systemy umożliwiają również ograniczanie określonym osobom dostępu do poszczególnych funkcji, takich jak drukowanie w kolorze. Rozwiązania takie mogą także generować, pomocne dla działu finansowego, analizy pokazujące jak dużo i jak często użytkownicy drukują. Wystarczy informacja, iż zostało zainstalowane takie oprogramowanie, a pracownicy zaczynają drukować mniej, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności dla firmy.

Systemy do zarządzania drukiem stają się coraz bardziej powszechne i są coraz częściej stosowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Jeszcze do niedawna takie rozwiązania były implementowane przez duże firmy – działo się tak, ponieważ ich zakup i wdrożenie wiązały się wysokimi nakładami finansowymi. Obecnie mogą być wykorzystywane nawet przez firmy kilkuosobowe. Wspomniane oprogramowanie Brothera o nazwie B-guard, które nie wymaga wymiany sprzętu, umożliwia administratorom sieci wprowadzenie mechanizmów, które nie tylko poprawiają bezpieczeństwo druku, ale usprawniają również proces drukowania oraz obniżają koszty.

Ciecie kosztów

Dla większości biznesowych klientów to właśnie optymalizacja kosztów druku jest ich największą potrzebą dotyczącą zarządzania drukiem i fotą drukarek. Jak ją zatem osiągnąć? Najważniejszym i podstawowym działaniem jest świadome administrowanie procesem zarządzania drukiem poprzez dobranie odpowiedniego sprzętu do potrzeb danego biura oraz prowadzenie, opartej o nie, kontroli wydruków.

Pierwszy krok – odpowiedni dobór sprzętu – podobnie jak w innych procesach decyzyjnych inwestycji w narzędzia IT, jest niezmiernie ważny. Jedynie wybór sprzętu odpowiadającego specyfice naszej działalności będzie miał przełożenie na obniżenie kosztów eksploatacji. W procesie decyzyjnym ważnym elementem jest producent sprzętu oraz partner go wdrażający, którzy w oparciu o swoje doświadczenie są w stanie doradzić w kwestii najlepszych rozwiązań dla danej firmy. Wielu partnerów działających w naszym segmencie oferuje swoim klientom przeprowadzenie audytu, którego celem jest poznanie potrzeb i zaoferowanie dopasowanego rozwiązania. Podczas audytu sprawdzana jest m.in. liczba użytkowników, którzy będą korzystać ze sprzętu oraz określany jest zakres ich dostępu do wybranych funkcjonalności danego rozwiązania, badane są potrzeby związane z drukiem np. czy będzie wykorzystywana funkcja dwustronnego lub kolorowego druku oraz precyzowany jest zakres funkcjonalności urządzenia (drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faksowanie).

Decydując się na wybór danego producenta i firmy wdrożeniowej trzeba oczywiście mieć na uwadze szereg różnych czynników. Należy przygotować zestawienie dostawców urządzeń drukujących, którzy charakteryzują się wiarygodnością, popartą referencjami innych firm o zbliżonym do nas charakterze działalności. Warto również sprawdzić kondycję finansową rozważanych przez nas przedsiębiorstw, ich doświadczenie oraz pozycję w rankingach branżowych. Na początku należy dokładnie zastanowić się czego potrzebujemy od urządzenia drukującego, a dopiero później podejmować decyzje co do zakupu konkretnych rozwiązań. Niezmiernie istotną rzeczą jest również kwestia gwarancji oraz możliwość przeprowadzania serwisu urządzenia u klienta.